Aby zrozumieć, dlaczego Microsoft 365 sprawdza się jako podstawa organizacji biznesu, a następnie w ramach rozwoju umożliwia sprawne wdrażanie kolejnych narzędzi z rodziny Microsoft, aby pozostać produktywnym, przytoczono analizę przeprowadzoną przez firmę Folio 3 Dynamics z siedzibą w Palo Alto CA, USA. Firma ta jest partnerem technologicznym Microsoft, jej zespół składa się z wysoko wykwalifikowanych i certyfikowanych konsultantów technicznych i funkcjonalnych Microsoft Dynamics AX 2009, 2012 i Microsoft Dynamics 365 od ponad 8 lat implementujących rozwiązania biznesowe dla korporacji w Stanach Zjednoczonych, Wielkiej Brytanii, na Bliskim Wschodzie i w Australii.
Wyłoniono dziesięć cech przemawiających za zastosowaniem oprogramowania Microsoft Office 365 w firmach.
- Praca z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu. Usługa Microsoft 365 obsługuje każde główne urządzenie lub system operacyjny w 106 językach na komputerach Mac i PC.
- Aplikacje Microsoft 365 aktualizowane są w czasie rzeczywistym w miarę ich modyfikacji.
- Utrzymywanie wszystkich w kontakcie, dzięki wielokanałowej obsłudze, Outlook, Teams, chat, współdzielenie i równoczesna praca na dokumentach w chmurze One Drive
- Możliwość równoczesnego zaangażowania w procesy osoby z organizacji oraz spoza niej [współpracowników i klientów] rozmowy, połączenia i spotkania z maksymalnie 300 uczestnikami konferencji biznesowych.
- W pełni zintegrowany pakiet produktywności. Wszystkie aplikacje firmy Microsoft działają w ścisłej integracji i sprawiają, że każde zadanie jest łatwiejsze i prostsze.
- Synchronizacja – Możliwe jest dodawanie godziny spotkania w Kalendarzu bezpośrednio z poziomu wiadomości e-mail w Outlooku, wiedząc, że informacje będą synchronizowane na wszystkich urządzeniach użytkownika.
- Aplikacje najwyższej jakości. Aplikacje tworzone przez Microsoft należą do najlepszych w swojej klasie.
- Automatyczne tworzenie kopi zapasowej i ochrona dokumentów w folderach na komputerze z systemem Windows do przestrzeni w chmurze One Drive. Dostęp do tych danych można uzyskać z dowolnego urządzenia dzięki integracji między wszystkimi aplikacjami.
- Narzędzia bezpieczeństwa, które możesz skonfigurować z Microsoftem, obejmują:
- Microsoft Advanced Threat Analytics
- Wieloczynnikowe uwierzytelnianie
- Aplikacja Microsoft Authenticator
- Ochrona przed oprogramowaniem „ransomware”
- Szyfrowanie wiadomości Office
- Ochrona przed złośliwym oprogramowaniem
- Skalowalność kosztów użytkowania opłaty wnoszone za rzeczywiste użytkowanie ilości licencji w skali miesiąca.[1]
Microsoft posiada ponadto gotowy prosty w konfiguracji konektor w aplikacji Power Automate do usługi podpisu cyfrowego Adobe Sign. Co umożliwia stworzenie workflow w Power Automate, który zintegrowany z biblioteką dokumentów w SharePoint i usługą podpisu cyfrowego Adobe Sign, pozwala cyfrowo podpisywać dokumenty przez różne osoby w organizacji i poza nią. Funkcjonalność Adobe Acrobat/Adobe Sign umożliwia pełną edycję plików PDF, tworzenie formularzy z automatycznym rozpoznawaniem pól, składanie lokalnego podpisu elektronicznego z lokalnym certyfikatem lub „Adobe Cloud Signature”, składanie podpisu online w workflow; wysyłka podpisu, kolejkowanie automatyczne zbieranie, odbierane podpisu innych osób – zdalnie przez e-mail, link, automatyczne przetwarzanie, stosowanie podpisu zaawansowanego (AES)/ kwalifikowanego (QES) w pełnej zgodności z eIDAS , możliwość użycia QES qualificated elecronic sign (kwalifikowanego podpisu cyfrowego) z weryfikacją u dostawcy jak np.: Info Cert, D-Trust, Intesi Group. Możliwa jest również konfiguracja własnej polityki podpisu (np. SMS, weryfikacja PESEL, podpis biometryczny). Adobe Acrobat działa w pełnej automatyzacji procesu w aplikacji Power Automate, Teams, Sharepoint. Możliwa jest praca w chmurze co gwarantuje odpowiednią mobilność w Adobe Document Cloud. W obszarze zabezpieczeń audytu i śledzenia gwarantowane jest pełne śledzenie informacji kto, gdzie i kiedy podpisał dany dokument
[1] https://dynamics.folio3.com/blog/microsoft-365-business-basic/ [09.09.2022]