Mimo dużej świadomości w zakresie korzyści płynących z cyfryzacji, nadal 90% małych i średnich firm koncentruje się przy tym na archiwizacji dokumentacji papierowej.

Technologiczna dojrzałość sektora MŚP wpłynęła na lepsze wskaźniki finansowe i operacyjne, większe zaangażowanie klientów oraz efektywniejszą rekrutację. Jednocześnie w badaniach 68% organizacji deklaruje, że traktuje nowoczesne technologie „po przyjacielsku”, a jednak z dystansem.

Świadomość małych i średnich firm na temat digitalizacji procesów rośnie mimo to cyfrowa transformacja nie przebiega w sposób spektakularny. Cyfryzacja to klucz do zwiększania efektywności. Najwyższy czas aby w prosty sposób „odczarować” cyfryzację.

Z definicji cyfryzacja to; komputeryzacja informatyzacja i usieciowienie. Wielokrotnie zdarza się publiczne używać tego określenia mylnie. Szczególnie w odniesieniu do pojęcia digitalizacji.

Parafrazując, w ślad za treścią felietonu opublikowanego na stronie Archiwistyka.pl – Arisco Sp. z o.o. fragment autorytatywnego dokumentu NARA (Narodowej Administracji Archiwów i Zasobów USA): Digitalizacja to seria czynności których końcowym efektem jest kopia cyfrowa dostępna dla użytkowników poprzez Internet lub innymi kanałami, przez długi okres czasu.

Obowiązek stosowania elektronicznych rozwiązań

Ministerstwo Finansów poinformowało, że w kolejnych latach obowiązkiem każdego przedsiębiorcy w Polsce będzie korzystanie z Krajowego Sytemu e-Faktur [KSeF]. Jesteśmy czwartym krajem w Europie, po Włoszech, Hiszpanii i Portugali, który zastosuje taki obowiązek od roku 2024. Obecnie trwają testy tego rozwiązania. To oznacza, że zmiany nastąpią nie tylko w systemach finansowo księgowych, ale również w procedurach wystawiania pozostałych dokumentów oraz schematach ich obiegu.

W 2022 korzystanie z systemu e-Faktur [elektronicznych] było dobrowolne, a obowiązkowe dla wszystkich będzie od stycznia 2024 będzie stosowanie e-Faktrur [elektronicznych ustrukturyzowanych] .

Zmiana sposobu realizacji obowiązków administracyjnych dla podatników poniesie za sobą wiele korekt organizacyjnych w obszarze komputeryzacji, informatyzacji, usieciowienia przedsiębiorstw. Jednak warto podkreślić, że wzajemne rozliczenia oraz współpraca z staną się dużo łatwiejsze. Na przykład szybszy zwrot VAT – czas oczekiwania skróci się z 60 do 40 dni; to jeden z argumentów za.

Wdrożenia zmiany sposobu funkcjonowania przedsiębiorstwa na usprawniony cyfrowo daje ogromną przewagę konkurencyjną. Pozwala oszczędzać czas pracy. Zapewnia redukcję kosztów; tworzenia , przetwarzania i magazynowania dokumentów. Wbrew pozorom te oszczędności mają decydujące znaczenie dla firm małych, dlatego warto zapanować i wdrożyć zmiany bez zbędnej zwłoki.

Pamiętając o tym, że „komputer nie bierze L4” a technologia starzeje się szybciej niż człowiek polecam rozpocząć nowy rok od postanowienia o zmianie na lepsze. Każda zmiana wymaga determinacji a na efekt korzyści trzeba poczekać jednak w tym przypadku zarówno warto jak i się opłaca.

Koszt i nakłady na wdrożenie zwrócą wprost proporcjonalnie do wzrostu cen papieru i kosztu pracy.