Charakterystyczną cechą podróży służbowej jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Warto jednak wiedzieć, że wyjazd służbowy wiąże się z dietą przysługującą pracownikowi w czasie jego trwania. Wysokość diety oblicza się na podstawie długości podróży – gdy trwała od 8 do 12 godzin, pracownikowi należy się 50 proc. pełnej diety, ale w przypadku podróży trwającej powyżej 12 godzin przysługuje dieta pełna. Zgodnie z aktualnym Kodeksem Pracy pracownicy zatrudnieni w państwowych i samorządowych jednostkach budżetowych mają prawo do omawianych należności w wysokości przewidzianej w odpowiednim rozporządzeniu. Natomiast w odniesieniu do pracowników zatrudnionych u innych pracodawców Kodeks przewiduje dwa sposoby ochrony ich uprawnień związanych z podróżą służbową. Po pierwsze dieta ustalona w wewnętrznych źródłach prawa pracy lub w umowie o pracę nie może być niższa niż ustalona dla pracowników sfery budżetowej. Po drugie, jeżeli te akty nie zawierają postanowień dotyczących zwrotu kosztów podróży służbowej, zastosowanie znajdują przepisy dotyczące pracowników sfery budżetowej. Dodatkowo diety i inne należności z tytułu wyjazdu służbowego są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych i nie stanowią podstawy wymiaru składek ZUS – do wysokości określonej w rozporządzeniu.
Dotychczas stawka diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. wynosiła 30 zł. Jednakże 28 lipca 2022r. w życie weszło rozporządzenie zmieniające podnoszące tą kwotę do 38zł. Wiąże się to również ze wzrostem ryczałtu za nocleg, ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej i limitem zwrotu udokumentowanych kosztów noclegu.
Zgodnie z nową wysokością diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju:
- ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej wzrośnie o 20%, czyli 7,60 zł (z 6,00 zł)
- ryczałt za nocleg, który stanowi 150% diety – wyniesie 57,00 zł (z 45,00 zł)
- zwrot udokumentowanych kosztów noclegu będzie następował w wysokości nie większej niż dwudziestokrotność stawki diety za jedną dobę hotelową, a więc do 760,00 zł.(z 600,00 zł).
W kwestii zwrotów kosztów noclegu należy pamiętać, że będzie on weryfikowany za pomocą rachunku oraz, że zwrot kosztów za nocleg nie nastąpi, jeśli pracodawca uzna, że pracownik miał możliwość powrotu do miejsca trwałego lub czasowego pobytu.